Profil recherché
Nous recherchons un·e technicien·ne en avantages sociaux et invalidité afin de soutenir les opérations liées à la gestion des dossiers d’invalidité, des assurances collectives et des régimes d’épargne retraite. La personne retenue sera appelée à traiter des dossiers parfois complexes, à collaborer étroitement avec les assureurs et les partenaires internes, et à accompagner les employés avec rigueur, professionnalisme et sens du service.
DESCRIPTION DE POSTE
Gestion des dossiers d’invalidité (ICD / ILD / accommodements)
- Assurer la gestion complète et rigoureuse des dossiers d’invalidité, en collaboration étroite avec les assureurs, les gestionnaires et les équipes internes, dans le respect des processus et obligations applicables.
- Agir comme point de contact principal pour les employés et les gestionnaires, en expliquant les processus, en complétant les formulaires requis et en offrant un accompagnement constant tout au long des dossiers.
- Documenter de façon exhaustive et structurée l’ensemble des informations et des suivis dans le logiciel de gestion de l’absentéisme et en assurer la mise à jour continue.
- Effectuer et coordonner les ajustements requis liés à la paie (rétroactivités, arrérages, remboursements, exonération de primes, etc.), en collaboration avec Payroll, afin d’assurer l’exactitude et la conformité des traitements.
Assurances collectives – Administration, conciliation et transmission de données
- Assurer la gestion rigoureuse et fiable du volet assurance collective, en agissant comme point de référence pour les employés concernant leurs protections et les situations particulières.
- Garantir l’exactitude, la cohérence et la conformité des transmissions de données RH vers les assureurs, incluant la détection proactive des anomalies, l’analyse des écarts et la mise en œuvre des correctifs requis.
- Effectuer la conciliation mensuelle complète des factures d’assurance collective, en assurant le suivi et le contrôle des ajustements requis.
- Assurer le suivi rigoureux du processus de perception des primes pour les employés absents pour maladie, incluant les communications nécessaires et la documentation des dossiers.
- Participer activement au processus annuel de réadhésion (renouvellement), en collaboration avec les assureurs et les partenaires internes, et en soutenant la mise en place et l’application du processus auprès des employés.
- Assurer, au besoin, le soutien administratif lié aux programmes d’aide aux employés et aux initiatives de mieux‑être, en lien avec les avantages sociaux offerts.
Fonds de pension et régimes d’épargne
- Assurer le traitement des demandes des employés relatives aux régimes d’épargne (retraits, transferts, attestations, changements de taux).
- Vérifier la qualité, la cohérence et la conformité des transmissions de données RH liées aux régimes d’épargne et effectuer les correctifs requis.
- Effectuer la conciliation mensuelle des factures d’épargne collective.
- Gérer les cessations et les mises à jour requises selon les régimes applicables et coordonner les contributions avec l’équipe de la paie, en validant l’exactitude des montants transmis.
- Préparer la documentation requise et soutenir les vérifications internes ou les demandes ponctuelles des fournisseurs.
- Participer à la mise à jour et au maintien de la documentation corporative liée aux contrats d’épargne collective.
Suivi, coordination et amélioration continue des dossiers
- Gérer et orchestrer le flux des demandes reçues via la boîte courriel partagée, en assurant le triage, l’orientation et le suivi approprié des dossiers.
- Assurer la priorisation et la progression des dossiers selon leur urgence, leur complexité et les risques associés, incluant la mise en œuvre d’actions correctives et la clôture des dossiers lorsque requis.
- Assurer la production de rapports réguliers liés aux dossiers d’avantages sociaux, particulièrement les dossiers d’invalidité, en produisant des suivis structurés et des indicateurs pertinents (volumes, statuts, enjeux et risques) afin de soutenir la gestion, la priorisation et la prise de décision.
- Maintenir une coordination et une communication proactive avec les assureurs, l’équipe de la paie, les RH, les gestionnaires et les partenaires internes afin d’assurer la fluidité, la cohérence et la qualité des opérations en avantages sociaux.
- Produire un suivi hebdomadaire structuré des dossiers.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus en avantages sociaux (invalidité, assurances collectives et fonds de pension), en proposant des pistes d’optimisation et en participant à la mise à jour des outils, procédures et meilleures pratiques, dans une optique d’efficacité opérationnelle et d’expérience employé.
Projets départementaux, initiatives corporatives et tâches connexes
- Participer aux projets et initiatives visant l’optimisation et la standardisation des processus en avantages sociaux.
- Contribuer aux besoins corporatifs et aux demandes ponctuelles des partenaires internes.
- Assurer toute autre tâche connexe requise pour la continuité des opérations du service.
EXIGENCE DU POSTE
- Diplôme d’études collégiales en ressources humaines, en administration ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle lié aux avantages sociaux, incluant la gestion de dossiers d’invalidité (STD / LTD), les assurances collectives et les régimes de retraite / d’épargne.
- Expérience démontrée dans la gestion de dossiers complexes et sensibles nécessitant rigueur, jugement, maturité professionnelle et confidentialité.
- Bonne connaissance des régimes d’avantages sociaux et bonne compréhension des enjeux liés à la paie, incluant la capacité à effectuer des analyses et conciliations.
- Aptitudes informatiques de niveau intermédiaire, incluant l’utilisation de systèmes RH et d’outils de suivi; connaissance du système UKG (atout).
- Bilinguisme français/anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Excellente capacité à travailler en étroite collaboration avec des partenaires internes et externes (assureurs, gestionnaires, paie, RH).
- Grande rigueur, sens élevé de l’organisation et forte capacité de gestion des priorités.
- Approche empathique, professionnelle et orientée service à la clientèle auprès des employés.
- Capacité à évoluer dans un rôle nécessitant autonomie, collaboration et communication soutenue.
TYPE DE POSTE
- Poste à temps plein (40 heures par semaine)
- Mode hybride (minimum de 2 jours en présentiel requis)
- Port d’attache : Terrebonne
- Horaire de travail : du lundi au vendredi
- Poste temporaire 6 à 12 mois
